Estratégia de redução de custos

Paulo Mesquita

Paulo Mesquita, Prauts Managing Director

No actual cenário económico de crise e de incertezas a redução de custos tornou-se uma necessidade vital para a sobrevivência das empresas. No entanto, e antes de avançar com o tema, convém separar as águas de “Redução de Custos” das de “Corte de Custos”. Enquanto as primeiras nos fazem lembrar funções matemáticas de optimização associadas a valor acrescentado para as organizações, logo mais difíceis e prolongadas no tempo, as segundas não passam de uma análise de um balancete, onde cortar significa escolher a opção menos dolorosa para todos, usualmente sem qualquer tipo de valor acrescentado para os clientes.

Assim, reduzir custos pode assumir diversos significados. Por exemplo: aumentar as vendas, com os mesmos recursos, significa que o custo por unidade vendida é inferior; ou, minimizar os esforços para produzir uma unidade de venda, significa que podemos libertar recursos para poder aumentar as vendas. Em qualquer um dos casos, o verdadeiro significado reside no aumento de valor para o cliente (melhor qualidade, melhor serviço, melhores prazos de entrega, menos reclamações, melhor preço, etc.).

Deste modo, a redução de custos assume um posicionamento estratégico dentro da organização com um valor capital único, e poucas vezes percepcionada na sua verdadeira forma. Por exemplo: quando falamos de economias de escala, estamos a falar de redução de custos; a optimização do planeamento significa a redução de tempos desperdiçados entre operações; a standardização das tarefas significa a elaboração dessas mesmas tarefas com menores custos, etc. Em última instância a definição da estratégia de uma organização é uma das operações de reduções de custos mais significativas dentro das organizações, pois fundamentalmente um plano estratégico significa alinhar a organização (com o menor custo possível) para uma determinada missão, onde todas as tácticas definidas procurarão optimizar a função custo com os proveitos delas resultantes.

Deve-se então, considerar no seio das organizações uma estratégia de redução de custos como fazendo parte integrante da sua missão. É algo que não pode ser deixado ao acaso.

No entanto, acreditamos que muitas das organizações possuem essa preocupação, quer pela força da concorrência quer pela pressão dos clientes. Assim, e como anteriormente referido, resta-nos a questão matemática. Uma função que nos permita optimizar o que possuímos dentro de portas.

Neste ponto fulcral as empresas devem questionar-se se estão, ou não, a fazer redução de custos. E, obviamente, a resposta é não! Não por falta de competências internas, com mais ou menos dificuldades elas existem internamente, mas sim por três motivos:

1º Falta de tempo

2º Falta de sistema para quebrar com os paradigmas internos

3º Falta de cultura para uma estratégia de redução de custos

 

Caso tenha respondido que “sim”, possui estes três factores dentro da empresa, então pode considerar que a sua empresa possui uma estratégia interna de redução de custos. Nos outros casos, deve considerar o anteriormente referido, e a sua empresa “não” possui uma estratégia de redução de custos.

Em conversa com um empresário de uma PME, ele confidenciou-me que o seu sonho era ter um Porsche. Quando questionado porque não o tinha, tendo em conta que os resultados da empresa são largamente positivos, a resposta não podia ser mais original … “tenho de dar o exemplo”. Uma outra história remonta a uma multinacional, numa das suas reuniões de quadros. Quando o presidente verificou que o hotel onde ficariam hospedados era um hotel de luxo, imediatamente questionou o seu preço, e constatou que de facto era o mais barato (estava em promoção) …. no entanto, decidiu mudar de hotel, e quando questionado sobre a sua decisão disse “não basta estar focado na redução de custos, é também preciso aparentar que estamos focalizados nessa estratégia”. O que de comum podemos encontrar nestas duas empresas são dois pontos de convergência: o primeiro é que são empresas com um clara definição de redução de custos; segundo, ambas estão direccionadas para criar valor para os clientes, quer via os actuais modelos de negócio, quer via novos modelos de negócio. E é desta forma que começamos a jornada de uma cultura organizacional direccionada para uma estratégia de redução de custos.

Acerca da cultura de redução de custos, muitos outros pontos devem ser referidos neste tópico, mas, a sua definição é suficiente para percebermos a sua magnitude. Por outras palavras: Cultura – “The way we do things around here”.

Quanto aos paradigmas internos, estes são, sem dúvida, um dos maiores entraves ao desenvolvimento de uma estratégia de redução de custos. Os paradigmas que existem hoje dentro das empresas foram criados pelos métodos definidos pelas pessoas da organização, para quebrar com esses paradigmas é necessário novos métodos disruptivos. Acima de tudo é necessário um ambiente de mudança e de mente aberta. É assim que urge a criação de um sistema de redução de custos. Um sistema que force a sistemática análise interna da empresa e que imponha uma dinâmica de mudança, com objectivos concretos, o da optimização das operações internas e da procura de novas oportunidades.

Para que a implementação de um sistema de redução de custos funcione é necessário conjugar vários ingredientes, com destaque para um em particular, o “tempo”. Ou seja, o tempo que os colaboradores da organização possuem para melhorar a própria organização. Esta falta de tempo, muitas das vezes ocasionada pelo “corre-corre” da empresa, origina efeitos contrários ao desejado, o efeito da aversão à mudança e uma mente fechada a novas ideias e conceitos de como fazer os negócios.

Em diversas situações, de desenvolvimento dos projectos Prauts para a optimização da gestão das organizações, deparamo-nos frequentemente com a falta de tempo dos responsáveis da organização para analisar, propor e executar mudanças que levam a significativas melhorias dos resultados das empresas. Não existe uma fórmula mágica, só a técnica que designamos por PPP (Parar Para Pensar).

Uma coisa é certa, as únicas empresas que irão sobreviver e prosperar nestes períodos de forte contenção são aquelas que se comprometem a procurar novas maneiras de melhorar a eficiência dos seus negócios. E, Estratégias de Redução de Custos são certamente uma parte importante disso.

 Por:  Paulo Mesquita – Prauts Managing Director – Prauts International